Sie fragen sich wofür brauche ich ein E-Mail-Archiv-System?

Wussten Sie?

Wussten Sie, dass E-Mails gesetzlich mit Geschäftspapieren gleichzusetzen sind und somit von Unternehmen veränderungssicher für bis zu 10 Jahren aufgehoben werden müssen?

Haben Sie ein Lösung?

Haben Sie schon eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht?

Folgende Punkte sollten Sie beachten!

Der Trend geht immer mehr zu digitalen Postversand. Fachleute erwarten, dass in 4-5 Jahren bis zu 90 % der Rechnungen und geschäftlichen Korespondenz elektronisch zugestellt werden.

1. Muss jede Mail archiviert werden?

Die meisten Unternehmen denken, es muss jede E-Mail archiviert werden, sei es Auftragsbestätigungen, oder Werbemails. Richtig ist, die komplette Geschäftskorrespondenz ist für sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments Aufbewahrungspflichtig. Spam, Werbemittel oder Newsletter sind hiervon nicht betroffen. Diese E-Mails können Sie ohne schlechtes Gewissen löschen.

2. Darf jede Mail archiviert werden?

Wie unter 1. schon angemerkt, gibt es Mails, die Sie Archivieren können und Mails die Sie Archivieren müssen. Dennoch gibt es E-Mails, die Sie unter keinen Umständen archivieren dürfen. Es gibt Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern die private E-Mail-Nutzung gestatten.Diese Unternehmen sind automatisch lt. Gesetzt „Anbieter von Telekommunikationsdiensten“. Haben Sie keine eindeutige, schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter, so ist die Überwachung und Speicherung privater E-Mails nicht erlaubt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist unumgänglich!

Die Nutzung der Social-Media-Kanäle wie Facebook oder Twitter erfordert meist auch eine E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. Wenn Sie dieses für den beruflichen E-Mailaccount nicht verbieten, besteht die Gefahr der fehlerhaften Archivierung.
Wir empfehlen diesen Punkt mit in den Arbeitsvertrag mit aufzunehmen und eine private Nutung des geschäftlichen E-Mailaccounts zu untersagen.

4. Das E-Mail-Archiv muss gesichert sein!

Mitarbeiter dürfen nur Zugriff auf die eigenen Mails haben. Eine Bentzerverwaltung steuert die Zugriffsberechtigung auf alle E-Mail-Konten. Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf andere E-Mailkonten haben.

5. Das E-Mail-Archivsystem garantiert die Rechtskonformität!

Lt. § 257 HGB und § 147 AO müssen E-Mails, genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder die Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen nicht aus.

Das Problem:

…E-Mails müssen (§257 HGB, §147 AO), genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reicht dafür nicht aus!

Die Lösung:

Mit unserer Mailarchivierungs-Komplettlösung werden Ihre E-Mails vollautomatisch archviert. Die Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen ist so durchweg sichergestellt. Das steigert Ihren Arbeitskomfort erheblich. Denn mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen können Sie alle archivierten Nachrichten schnell durchsuchen.

Suchen so einfach wie googlen!

Und nicht zuletzt erfüllen Sie mit unserer E-Mail-Archiv-Lösung alle gesetzlichen Anforderungen!

Ein E-Mail-Archivierungs-System ist für (fast) jedes Unternehmen Pflicht und gesetzlich vorgeschrieben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Rufen Sie uns an, wir präsentieren Ihnen völlig unverbindlich eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene DMS-und E-Mailarchiv – Lösung.
Gern zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten einfach per Fernwartung oder auch bei Ihnen vor Ort.