Sie fragen sich wofür brauche ich ein Dokumentenmanagement-System?

Ist Ihnen bewusst, dass ca. 30 % der Arbeitszeit mit suchen verschwendet wird?

Kennen Sie das? „Frau Müller bringen Sie mir mal die Rechnung von den Kaffeetassen, die haben wir vor 2 – 3 Jahren bestellt. Ich muss jetzt nachbestellen“.

Wie lange wird Frau Müller jetzt wohl suchen?

Suchen so einfach wie googeln!

…mit der integrierten Volltextsuche finden Sie auf Anhieb die gewünschten Dokumente und diese sind auch noch rechtskonform archiviert und können nicht vor dem Ablauf der Aufbewahrungszeit gelöscht werden.

Welche Vorteile haben Sie durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS)

Durch den Einsatz eines DMS haben Sie so viele Vorteile, so dass ich Ihnen an dieser Stelle nur die Wichtigsten nennen möchte.

  • Connector.

    Elektronisches Archivieren

    aller gescannten und digitalen Dokumente, E-Mails, Dateien usw.

  • Connector.

    Schnelle und einfache Suche

    standortunabhängiger, weltweiter Zugriff, auch mobil

  • Connector.

    Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

    Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen (GoBD, GoBS, GdpdU)

  • Connector.

    Standardisierte Arbeitsprozesse

    festgelegt in der Verfahrensdokumentation und jederzeit überprüfbar.

  • Connector.

    Einfaches Änderungsmanagement

    Dank integrierter Versionsverwaltung, nie mehr verschiedene Versionen

  • Connector.

    Optimale Transparenz

    und aktualität. Alle Mitarbeiter auf gleichem Stand

  • Connector.

    Verbesserung der internen Kommunikation

    dadurch bessere Kundenzufriedenheit,

  • Connector.

    Qualitätssteigerung

    dadurch weniger Fehler, zufriedene Kunden, weniger Arbeit.

Nicht nur das Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten können und dadurch deutlich motivierter bei der Arbeit sind, sondern Sie profitieren auch durch die Kosteneinsparung auf vielen Gebieten.

So z.B. bei den Personalkosten. Im Schnitt kostet Sie jedes Dokument zwischen 0,80 € – 20,00€ an Verwaltungsaufwand. Eine aktuelle IDC-Studie hat ergeben, dass jeder Mitarbeiter in Verwaltung und Büro durchschnittlich 7,4 Stunden wöchentlich damit verbringt um nach Informationen zu suchen und Daten aus unterschiedlichen Quellen zu finden.

Eine typische Suche nach Informationen dauert bis zu 20 Minuten.
Jeder Mitarbeiter hat durchschnittlich pro Tag bis zu 30 solcher Suchvorgänge.
Die Studie belegt, dass ca. 30 % der Arbeitszeit unproduktiv mit Suchen von Informationen und Dateien vergeudet wird.

Ein weiteres Beispiel für Kostenersparnis:
Auf einer normalen CD-Rom passen bis zu 150.000 Din-A4-Seiten mit Text. Ein Aktenordner fasst ca. 350 Seiten. Somit wären rund 400 Ordner nötig um die Seiten einer CD-Rom aufzunehmen.

Reduzierung der Ablagezeiten 25% - 40%
35%
Reduzierung der Archivfläche 65% - 80%
75%
Reduzierung der Suchzeiten 80% - 90%
85%
Reduzierung der Materialkosten um 80% - 90%
90%

Ein Dokumentenmanagement ist für (fast) jedes Unternehmen geeignet und auch Pflicht. Maßgeblich ist nicht die Größe des Unternehmens, sondern Art und Umfang der Dokumente und die damit verbundenen Arbeitsabläufe.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Rufen Sie uns an, wir präsentieren Ihnen völlig unverbindlich eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene DMS-Lösung.